.: SISTEMAS DE ARQUIVOS

Guardar não é difícil,
porém guardar com inteligência,
critério e obedecendo determinada sistemática
deve ser o propósito do arquivista.

Conceito

A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para os legar às gerações futuras.

Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.

Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.

Biblioteca

É o conjunto de material impresso ou não impresso disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

biblioteconomia

É, para uns, a ciência e, para outros, a técnica que ensina a organizar e administrar bibliotecas, Inclui documentação e ciência da informação.

Museu

É o lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de obras e peças de valor, representativas dos diferentes campos do conhecimento humano.

Arquivo

É toda a coleção de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente. Dá-se o nome de arquivo não só o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Método alfabético

É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.

Método numérico simples

Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ultimo índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Método alfabético numérico

Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.

Método geográfico

Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc.

Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.

Método específico ou por assunto

Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.

Método decimal

Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.

Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.

2.7 - MÉTODO SIMPLIFICADO

Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.

TIPOS DE ARQUIVOS

Arquivos de prosseguimento

Estes arquivos são conhecidos também pelos nomes de "imediato", "andamento", "vigilância", ou ainda pela expressão inglesa "Follow-up"

Toda a empresa requer a organização de arquivos de prosseguimento, indispensáveis para que neles sejam arquivados cópias de documentos ou indicações que aguardam providências em datas determinadas, como, exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissórias que devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, seguros que devem ser renovados, etc...

Arquivo ativo (temporário)

São os que contém documentos em uso constante;

Arquivo inativo (Intermediário)

São os que contém documentos de menor freqüência de uso, da lista a seguir uns poderão ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto;

1. Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma organização ou de uma coletividade;
2. Todo documento que determina uma obrigação permanente;
3. Todo documento, mesmo de efeito temporário, que possa servir para provar um direito ou uma obrigação;
4. Todo documento que abre um precedente;
5. Todo documento que fornece informação sobre a organização, o funcionamento ou a historia de um serviço da instituição, sociedade, etc...;
6. Todo documento que prova um direito permanente;
7. Em principio todos os projetos que têm relação direta com a instituição ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construção, ampliação, etc...)
8. documentos de valor permanente (estabelecido pelo código civil e comercial brasileiro) tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral, etc...

Arquivo morto (permanente)

São os que contém os documentos de freqüência praticamente nula.

NOSSOS ARQUIVOS

A seguir vamos descrever os arquivos utilizados em nossa empresa, assim como os tipos e métodos de arquivos, e também o conteúdo dos mesmos.

Declaração de firma

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico (desordenado)

CONTEÚDO: Documentos de abertura e constituição da empresa, assim como contratos firmados, e outros documentos a seguir relacionados:

• Declaração de firma individual, contrato social e alterações;
• Contrato de locação e termos aditivos;
• Certidões negativas;
• Xerox de cartão de CGC e ou CNPJ;
• Documentos de alteração do FCPJ;
• Documentos de identificação dos sócios;
• Contrato de Mutuo;
• Demais documentos de Abertura e registro de empresas;

Declaração de pessoa física

TIPO: Inativo

FORMA: Pasta suspensa por ordem alfabética (não rigorosa)

MÉTODO: cronológico

CONTEÚDO: Documentos que instruíram a elaboração das declarações de imposto de renda da pessoa física, assim como cópia das declaração entregues com os seus respectivos recibos de entrega, e documentos já entregues para o ano base seguinte.

FGTS E INSS

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: Documentos relativos a Fundo de Garantia e Tempo de Serviço e Instituto Nacional de Seguro Social, Contribuições sindicais patronais e de empregados, tais como:

• Carne ou recolhimento de INSS (empregador);
• Relação de empregados do Fundo de Garantia;
• Guia de Recolhimento de FGTS;
• Guia de Recolhimento de Reversão Salarial;
• Guia de Contribuição Assistencial ou reversão;
• DARF ref. Multa de Notificação do Ministério do Trabalho;
• DARF ref. Processo Trabalhista;

Previdência social

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas Suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: Documentos relativos a folha de pagamento dos empregados entre outros, tais como:

• Folha de pagamento de salários;
• Folha de Pro-Labore dos sócios;
• Demonstrativo de pagamento de salário (Olerite);
• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;
• Aviso Prévio de empregados;
• Aviso e Recibo de Férias;
• Recibo de Pro-Labore;
• Comprovantes de entrega de seguro desempregado;

Previdência outras

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: documentos relativos aos funcionários admitidos na empresa (documentos pessoais e dos filhos menores, carteira de vacinação, etc..), ficha de controle de salário maternidade, controle entrega de vale transporte, entre outros:

• Relação anual de informações sociais (RAIS);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Contrato de Trabalho a título de experiência;
• Ficha de salário família;
• Opção ou desistência de Vale Transporte;
• Solicitação de vale Transporte;

Tributos municipais

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: documentos e guias municipais, tais como:

• Guias de Informações de ISSQN
• Guias de recolhimento de ISSQN
• Termo de vistoria de Alvará de licença
• Termo de Vistoria da Vigilância sanitária
• Auto de infração
• Notificações e intimações

Tributos estaduais

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: documentos e guias tributárias estaduais, tais como:

• Documento Único de Cadastro – DUC
• Documento de Atualização Cadastral – DAC
• Guia de Informação e apuração de ICMS (GIA)
• Guia de Informação e recolhimento de ICMS (GIAR)
• Guia de Recolhimento de ICMS
• Requerimento diversos
• Guias de recolhimento de auto de infração estadual
• Declaração Fisco Contábil (DFC)
• Notificações e intimações recebidas;
• Parcelamento de ICMS
• Comprovantes de pagamento de parcelamento de ICMS
• SICAD
• Extratos de pendências de ICMS.

Tributos federais

TIPO: Ativo

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: contém documentos a nível federal, tais como:

• Declaração de Imposto de Renda - pessoa jurídica (IRPJ)
• Declaração de Informações Sociais – DIPJ
• Declaração de imposto de renda retido na fonte (DIRF)
• Declaração de Contribuições de tributos federais (DCTF)
• Documentos de Arrecadação de Tributos Federais (DARF)
• Notificações e intimações sobre tributos federais
• Auto de Infração de tributos e contribuições
• Pedido de parcelamento de tributos federais
• Comprovantes de parcelamento de tributos
• Opção pelo Simples
• Comprovantes de pagamento e parcelamento do Simples

Balanço

TIPO: Inativo (intermediário)

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: documentos produzidos pela empresa, como balanço, balancetes de verificação, consolidação de balanços, demonstrativos de contábeis,

LIvros fiscais

TIPO: Inativo (intermediário)

FORMA: Pastas suspensas por ordem numérica

MÉTODO: Cronológico Mensal

CONTEÚDO: Livros fiscais emitidos mensalmente, após conferidos, aguardando o encerramento do exercício para encadernação.

Documentos para entrega

TIPO: Ativo

FORMA: Escaninho em ordem numérica

MÉTODO: Cronológico

CONTEÚDO: documentos produzidos pela empresa, como guias, contratos, declarações, balanço, carta e demais documentos a serem entregues aos clientes.

Tabela de temporalidade

TIPOS E/OU ASSUNTOS DOS DOCUMENTOS ARQUIVO ATIVO/INATIVO ARQUIVO MORTO PERMANENTE ELIMINAÇÃO

• Aposentadoria - documentos 05 anos 35 anos Sim
• Autorização a empregados 01 ano 07 anos Obs. 01
• Aviso e recibo de férias 01 ano 05 anos Obs. 01
• Atestado médico 01 ano 05 anos Sim
• Abono de faltas 01 ano 05 anos Obs. 01
• Atas 05 anos Indeterm Não
• Atestado de freqüência 01 ano 35 anos Sim
• Acordos 05 anos 35 anos Sim
• Admissão(contratação e nomeação) 05 anos 35 anos Sim
• Afastamento de empregados 01 ano 07 anos Obs. 01
• Atestado de óbitos 01 ano 35 anos Sim
• Cartão ponto (livro ponto) 01 ano 35 anos Sim
• Correspondência externa (exp/recb) 01 ano 05 anos Sim
• Circulares e corresp. Internas 01 ano 05 anos Sim
• Contrato de trabalho 05 anos 35 anos Sim
• Cheque pagamento pessoal 05 anos 35 anos Sim
• Cadastro de empresas Operac. 01 ano Sim
• Cadastro de Pessoal 01 ano 10 anos Sim
• Certidão de nascimento 05 anos 35 anos Não
• Certidão de tempo de serviço 01 ano 35 anos Sim
• Documentos de Caixa 01 ano 05 anos Sim
• Declaração de bens 05 anos 07 anos Sim
• Declaração de vida e residência 01 ano 07 anos Sim
• Dispensa de ponto de empregados 02 anos 07 anos Obs. 01
• Designação de função (alteração) 05 anos 07 anos Obs. 01
• Declaração de opção 01 ano 07 anos Obs. 01
• Demissão 01 ano 35 anos Sim
• Dispensa de empregados 05 anos 35 anos Sim
• Diplomas e certificados 05 anos 35 anos Não
• Escala de Férias 01 ano 35 anos Sim
• Extrato de conta de FGTS 01 ano 30 anos Sim
• Ficha funcional 05 anos 35 anos Sim
• Freqüência de empregados 05 anos 35 anos Sim
• Ficha financeiras de empregados 05 anos 35 anos Sim
• Folha de pagamento de empregados 05 anos 35 anos Sim
• Guias Recolhimento de Tributos 01 ano 06 anos Sim
• Horário de expediente 01 ano 07 anos Sim
• Horas extras (controle) 01 ano 07 anos Sim
• Licença para tratamento de saúde 01 ano 07 anos Obs. 01
• Licença de nojo ou gala 01 ano 07 anos Obs. 01
• Livro de Ocorrências 05 anos 35 anos Sim
• Rescisão de Contrato de Trabalho 05 anos 35 anos Obs. 01
• Recibos de pagamento 05 anos 35 anos Sim
• Ofícios/cartas 01 ano 05 anos Sim
• Parecer jurídicos 05 anos 35 anos Não
• Relatórios 01 ano 05 anos Sim
• Pasta do empregado Ativo 35 anos Sim
• Prestação de contas 01 ano 07 anos Sim
• Livro de Registro de empregados Ativo 35 anos Sim
• Blocos notas fiscais serie D 01 ano 06 anos Sim
• Blocos notas fiscais serie A-1 01 ano 06 anos Sim
• Blocos notas fiscais serie F 01 ano 06 anos Sim
• Recibo de pagamento diversos 01 ano 06 anos Sim
• Talão de pedidos 01 ano 06 anos Sim
• Guia de Informações de ICMS 01 ano 06 anos Sim
• Declaração Fisco Contábil 01 ano 06 anos Sim
• Livros entrada e saída de mercad. 01 ano 06 anos Sim
• Livros de Termos e Ocorrências Indeterm Indeterm Obs. 03
• Livros de Inventários 05 anos 06 anos Obs. 03
• Livros Razão 01 ano 06 anos Obs. 02 e 03
• Livros Diários 01 ano 06 anos Obs. 02 e 03
• Pagamento de Luz/Água/Telefone 01 ano 06 anos Sim
• Extrato de conta corrente bancária 01 ano 06 anos Sim
• Contrato de Prestação de Serviços Vigente 35 anos Sim
• Contrato de locação e/ou comodato Vigente 07 anos Sim
• Contrato de Mutuo Vigente 07 anos Sim
• Contrato Definitivo (compra/venda) Vigente 06 anos Não
• Blocos notas fiscais não usados Indeterm Indeterm Obs. 03

Obs: 01 - Após ser anotado na ficha de registro e/ou financeira do empregado

Obs: 02 - Embora a Legislação fiscal define prazo de 06 anos, o mesmo poderá ser guardados mais tempo para comprovação de pagamento de funcionários, e principalmente aposentadoria.

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